Rotación en Recepción

Contexto

• Existe una limitación presupuestaria que nos impide contratar personal específicamente para el puesto.
• Se intentará incorporar en ciertas fases del año personal de prácticas, pero sus requisitos y fechas hacen que no sea viable cubrir el puesto con gente de prácticas todo el año.
• Desde Dirección se considera importante conocer el porqué de las cosas, y conocer a nuestro cliente. En el trato directo todos podremos apreciar sus problemas y necesidades, y por lo tanto proponer propuestas de mejora que aumenten su satisfacción, y detectar problemas dentro de la organización para poder escalarlos debidamente.

Descripción

1. Toda la plantilla (salvo Dirección General y los instaladores) rotará en el puesto de Recepción
2. La jornada laboral de este puesto será de 9 a 18 horas, con 60 minutos para comer, independientemente del horario que tenga la persona en su jornada habitual en su puesto. Se podrán hacer las compensaciones necesarias en otros días, siempre informando y con el visto bueno del Responsable correspondiente. Del 15 de julio al 30 de agosto el horario será de 9 a 15 horas.
3. Las funciones serán las de atención a visitantes, haciendo todo lo necesario para gestionar sus peticiones de la manera más autónoma posible, solicitando ayuda al personal del resto de las Áreas cuando sea necesario. Se habilitará en el portal de procedimientos información para gestionar las peticiones más habituales.
4. Cuando no haya visitantes la persona allí asignada podrá realizar sus tareas habituales desde ese puesto. Es función de los Responsables de Área asignar trabajos que puedan realizarse en el puesto ese día, dadas las complicaciones que presenta (interrupciones, parones, etc.)
5. Al ser este puesto dependencia directa de Administración cualquier duda sobre el mismo puede ser trasladada al Responsable correspondiente.
6. Se ha tenido especial cuidado en que no haya ningún departamento especialmente afectado (tres días de rotación del mismo Área seguidos, por ejemplo). Desde Administración se tendrá en cuenta también el número de días realizados en Recepción para equilibrarlos entre todo el personal a lo largo del año.
7. Es responsabilidad de la persona asignada cada día realizar las tareas en el horario indicado, evitando compromisos, reuniones, etc. siendo la encargada de buscar al sustituto correspondiente en caso de no poder realizarlas por cualquier motivo (vacaciones, compromisos, reuniones, etc.)
8. No hay inconveniente en realizar permutas en el desempeño de este puesto, siempre que las dos partes se pongan de acuerdo, y se traslade el acuerdo al Responsable de Administración al menos con 24 horas de antelación para que pueda reflejarse en el calendario.
9. El calendario con las distintas asignaciones puede consultarse en este enlace.
10. Es altamente recomendable para estar al tanto de cualquier cambio en este calendario suscribirse a las notificaciones generales del mismo.
11. El teléfono directo de recepción, se usa para recibir avisos de alarmas, es el 964 21 34 86. Como teléfono emisor se muestra 964 344 590.

Para ello hay que pulsar en las opciones del calendario (tres puntos verticales junto al nombre ROTACIÓN RECEPCIÓN), seleccionar Configurar y compartir, y en el apartado Notificaciones Generales seleccionar lo siguiente: